USt-IdNr. prüfen: So kontrollieren Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., steht im Impressum, auf Angeboten und auf Rechnungen. Sie zu prüfen dauert eine Minute und kostet nichts. Nur: Was das Ergebnis bedeutet, ist bei deutschen Nummern weniger, als viele denken.

Dieser Ratgeber erklärt, wie eine USt-IdNr. aufgebaut ist, wie Sie sie in VIES prüfen, wofür das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern da ist, und was Sie tun, wenn die Nummer nicht zur Rechnung passt. Wie Sie ein Unternehmen insgesamt prüfen, steht in unserem Ratgeber Firma überprüfen.

Wie eine deutsche USt-IdNr. aussieht

Eine deutsche USt-IdNr. besteht aus dem Ländercode „DE“ und neun Ziffern, zum Beispiel DE123456789. Andere EU-Länder haben andere Formate: Eine österreichische Nummer beginnt mit „ATU“, eine französische hat nach „FR“ elf Stellen. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) führt die Formate aller Mitgliedstaaten in einem Merkblatt.

In Deutschland ist die USt-IdNr. eine eigene Nummer, nicht die Steuernummer mit vorangestelltem Ländercode. Sie wird ausschließlich vom BZSt vergeben, auf Antrag und kostenlos (§ 27a UStG). Ein Unternehmen hat in der Regel nur eine USt-IdNr., auch wenn es mehrere Gewerbe betreibt. Sie gilt ab ihrer Bekanntgabe und endet, wenn das Unternehmen sie beenden lässt oder beim Finanzamt nicht mehr für die Umsatzsteuer geführt wird.

Warum viele Betriebe keine USt-IdNr. haben

Gebraucht wird die USt-IdNr. vor allem für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern. Ein Handwerker oder Dienstleister, der nur im Inland arbeitet, kommt oft ohne aus. Er rechnet mit der Steuernummer ab, die ihm sein Finanzamt erteilt hat. Auf einer Rechnung muss eine der beiden Nummern stehen (§ 14 Abs. 4 UStG). Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, die mit weniger Angaben auskommen (§ 33 UStDV).

Für Kleinunternehmer gilt das Gleiche. Kleinunternehmer ist, wessen Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 UStG). Er berechnet keine Umsatzsteuer, und seine Rechnung muss darauf hinweisen, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV). Eine fehlende USt-IdNr. ist also kein Warnzeichen. Ein Warnzeichen ist eine Rechnung über mehr als 250 Euro, die weder Steuernummer noch USt-IdNr. nennt.

Die W-IdNr.: eine neue Nummer, die ähnlich aussieht

Seit November 2024 vergibt das BZSt schrittweise die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.), ohne Antrag. Sie besteht ebenfalls aus „DE“ und neun Ziffern, ergänzt um ein Unterscheidungsmerkmal wie „-00001“. Wer bis zum 30. November 2024 eine USt-IdNr. hatte, für den entspricht die W-IdNr. dieser Nummer. Alle anderen erhalten eine neue Nummer über ELSTER, in mehreren Stufen, die nach Angaben des BZSt bis ins Jahr 2027 reichen.

Wichtig für Sie: Die W-IdNr. ersetzt keine USt-IdNr. Wer nie eine USt-IdNr. beantragt hat, hat zwar bald eine W-IdNr., aber VIES prüft nur USt-IdNrn. Steht im Impressum eine Nummer mit dem Zusatz „-00001“, ist es eine W-IdNr. Ob sich dahinter auch eine USt-IdNr. verbirgt, zeigt eine Abfrage der neun Ziffern vor dem Zusatz in VIES.

Die Prüfung in VIES

VIES ist das Abfragesystem der Europäischen Kommission für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Jeder kann es kostenlos nutzen, ohne Anmeldung:

1. Wählen Sie das Land, das die Nummer erteilt hat, für eine deutsche Nummer also Deutschland.
2. Geben Sie die Ziffern ohne Ländercode und ohne Leerzeichen ein.
3. Lesen Sie das Ergebnis: gültig oder ungültig, mit dem Datum der Abfrage.

Bei einer deutschen Nummer bleiben Name und Anschrift leer, weil Deutschland diese Daten nicht an VIES übermittelt. Andere Länder zeigen sie an, Italien zum Beispiel. Ein gültiges Ergebnis bedeutet bei einer deutschen Nummer deshalb nur: Unter dieser Nummer ist ein Unternehmen erfasst, und die Nummer war am Tag der Abfrage gültig. Es bedeutet nicht, dass sie dem Unternehmen gehört, das sie Ihnen nennt.

Das Ergebnis beschreibt den Tag der Abfrage. Wenn Sie es später belegen wollen, speichern Sie einen Screenshot mit Datum.

Das Bestätigungsverfahren des BZSt

Das BZSt bietet ein eigenes Bestätigungsverfahren an, online oder über eine Schnittstelle, kostenlos. Es ist für Unternehmen gedacht, die an Geschäftspartner in anderen EU-Ländern liefern oder leisten und deren Unternehmereigenschaft nachweisen müssen (§ 18e UStG). Dabei gelten zwei Einschränkungen:

• Nur mit eigener deutscher USt-IdNr. Abfragen darf, wer selbst eine deutsche USt-IdNr. hat. Als Privatperson können Sie das Verfahren nicht nutzen.
• Nur ausländische Nummern. Bestätigt werden USt-IdNrn. aus anderen EU-Ländern. Deutsche Nummern dürfen nur Lagerhalter und Betreiber elektronischer Schnittstellen wie Online-Marktplätze abfragen, und das nur mit besonderer Berechtigung.

Es gibt zwei Stufen. Die einfache Bestätigung sagt, ob die ausländische Nummer zum Zeitpunkt der Anfrage in dem Land gültig ist, das sie erteilt hat. Die qualifizierte Bestätigung, die erst nach einer einfachen möglich ist, sagt zusätzlich, ob Firmenname mit Rechtsform, Straße, Postleitzahl und Ort mit den Daten übereinstimmen, die dieses Land gespeichert hat. Das Ergebnis zeigt für jede Angabe, ob sie übereinstimmt. Das BZSt nennt die gespeicherten Daten selbst nicht und verschickt keine schriftliche Bestätigung: Als Nachweis dient der Ausdruck oder ein Screenshot, den das Unternehmen aufbewahrt. Bestätigungen für zurückliegende Tage sind nicht möglich.

Was ein gültiges Ergebnis nicht beweist

Eine gültige Nummer sagt nicht,

• auf wen sie lautet, jedenfalls nicht bei deutschen Nummern,
• dass die Person, mit der Sie sprechen, für dieses Unternehmen handelt,
• dass das Unternehmen gut arbeitet oder zahlungsfähig ist.

Eine echte Nummer lässt sich abschreiben. Eine Website kann die USt-IdNr. eines anderen, existierenden Unternehmens zeigen, und VIES meldet dann zu Recht „gültig“. Was die Nummer mit dem Unternehmen verbindet, ist der Abgleich: Steht dieselbe Nummer mit demselben Namen im Impressum, auf dem Angebot und auf der Rechnung? Passt der Name zum Handelsregister? Erreichen Sie das Unternehmen über Kontaktdaten, die Sie selbst herausgesucht haben, und nicht nur über die, die man Ihnen gegeben hat?

Wenn die Nummer nicht zur Rechnung passt

Für eine Abweichung gibt es mehrere mögliche Gründe:

• ein Tippfehler, auf der Rechnung oder bei Ihrer Eingabe,
• die Nummer gehört zu einer anderen Gesellschaft derselben Gruppe,
• das Unternehmen wird beim Finanzamt nicht mehr für die Umsatzsteuer geführt, und die Nummer ist nicht mehr gültig,
• die Nummer gehört einem ganz anderen Unternehmen.

Antwortet die Datenbank eines Landes gerade nicht, meldet VIES einen Fehler statt eines Ergebnisses. Auch das BZSt weist darauf hin, dass Anfragen in einzelne Mitgliedstaaten zeitweise nicht möglich sind. Versuchen Sie es dann später noch einmal.

Wenn Sie als Unternehmen eine Rechnung mit falscher oder fehlender Nummer erhalten haben: Eine Rechnung, der Pflichtangaben fehlen oder deren Angaben unzutreffend sind, kann berichtigt werden (§ 31 Abs. 5 UStDV). Bitten Sie den Aussteller darum, bevor Sie zahlen.

Was VertrauProfis prüft

Wer sein Unternehmen bei VertrauProfis einträgt, gibt seine USt-IdNr. an. Wir prüfen sie in VIES, und ein Mitarbeiter unseres Teams liest die Angaben, bevor der Eintrag online geht. Weil VIES bei deutschen Nummern keinen Namen liefert, ist diese Prüfung allein kein Beleg dafür, wem die Nummer gehört.

Deshalb vergleicht die Verifizierung mehr als die Nummer. Sie prüft, ob die USt-IdNr. in VIES gültig ist, ob auf der Website des Unternehmens dieselbe Nummer steht, ob der Name des Unternehmens dort erscheint und ob das Unternehmen nachgewiesen hat, dass es die Domain dieser Website kontrolliert. Erst diese Verbindung macht aus einer gültigen Nummer eine Aussage über ein bestimmtes Unternehmen. Ein Mensch entscheidet, und das Zertifikat nennt das Datum. Was wir nicht prüfen, etwa Handelsregister, Geschäftsführer oder Versicherungen, steht mit allen vierzehn Prüfungen in unserem Prüfverfahren.