Firma überprüfen: So prüfen Sie ein Unternehmen, bevor Sie zahlen

Bevor Sie eine Anzahlung leisten, einen Vertrag unterschreiben oder einem Onlineshop Ihre Kartendaten geben, lohnt sich eine einfache Frage: Mit wem habe ich es eigentlich zu tun? In Deutschland lässt sie sich in wenigen Minuten und kostenlos beantworten, mit drei Quellen: dem Handelsregister, VIES für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und dem Impressum.

Keine dieser Quellen sagt Ihnen, ob ein Unternehmen gut arbeitet. Zusammen zeigen sie aber, ob es das Unternehmen gibt, wer es vertritt und ob die Angaben auf Angebot, Rechnung und Website zusammenpassen. Dieser Ratgeber erklärt, was jede Quelle zeigt, was sie nicht zeigt, und warum viele kleine Betriebe in keinem Register stehen. Wenn Sie einen Handwerker beauftragen wollen, lesen Sie danach die 10 Fragen, bevor Sie einen Handwerker beauftragen.

Zuerst: der vollständige Name

Der Name auf dem Firmenwagen oder auf der Website ist oft nur eine Geschäftsbezeichnung. Entscheidend ist der Name, unter dem das Unternehmen rechtlich auftritt: bei einer Gesellschaft die Firma mit Rechtsform, etwa „GmbH“, „UG (haftungsbeschränkt)“ oder „e.K.“ für einen eingetragenen Kaufmann, bei einem Einzelunternehmer ohne Registereintrag sein Vor- und Nachname.

Diesen Namen finden Sie auf Angeboten, Rechnungen und Geschäftsbriefen. Kaufleute müssen auf ihren Geschäftsbriefen die Firma, die Rechtsformbezeichnung, den Ort der Niederlassung, das Registergericht und die Registernummer angeben (§ 37a HGB). Eine GmbH muss außerdem alle Geschäftsführer nennen (§ 35a GmbHG). Fehlen diese Angaben auf dem Angebot einer GmbH, ist das die erste Frage, die Sie stellen sollten.

Das Handelsregister

Das Handelsregister wird von den Amtsgerichten geführt. Seit dem 1. August 2022 ist der Abruf über das gemeinsame Registerportal der Länder, handelsregister.de, kostenlos und ohne Anmeldung möglich. Sie können nach dem Namen suchen oder, wenn Sie beides kennen, nach Registergericht und Registernummer.

Das Register hat zwei Abteilungen. In Abteilung A (HRA) stehen Einzelkaufleute, offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften, in Abteilung B (HRB) unter anderem die GmbH, auch in der Form der UG (haftungsbeschränkt), und die Aktiengesellschaft. Der Registerauszug zeigt Ihnen:

• die Firma, die Rechtsform, den Sitz und die Geschäftsanschrift,
• wer das Unternehmen vertritt, also Inhaber, Geschäftsführer oder Vorstand, und gegebenenfalls Prokuristen,
• bei Gesellschaften den Gegenstand des Unternehmens und das Stamm- oder Grundkapital,
• ob die Gesellschaft aufgelöst ist oder abgewickelt wird, und ob über ihr Vermögen ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde. Die Eröffnung wird von Amts wegen eingetragen (§ 32 HGB).

Zu vielen Einträgen gibt es außerdem die eingereichten Dokumente, bei einer GmbH zum Beispiel die Gesellschafterliste. Vergleichen Sie, was Sie im Register finden, mit dem Angebot: derselbe Name, dieselbe Rechtsform, dieselbe Anschrift? Und ist die Person, die „für die GmbH“ unterschreiben will, als Geschäftsführer oder Prokurist eingetragen? Wenn nicht, kann sie trotzdem eine Vollmacht haben. Fragen Sie danach.

Das Unternehmensregister

Das Unternehmensregister bündelt Veröffentlichungen, die Unternehmen machen müssen. Über seine Website erreichen Sie die Eintragungen und Dokumente aus dem Handels-, Genossenschafts-, Gesellschafts- und Partnerschaftsregister, die Rechnungslegungsunterlagen, die Kapitalgesellschaften offenlegen, und die Bekanntmachungen der Insolvenzgerichte (§ 8b HGB).

Für Sie ist vor allem der Jahresabschluss interessant. Eine GmbH muss ihn spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag an das Unternehmensregister übermitteln (§ 325 HGB). Kleinstkapitalgesellschaften können ihre Bilanz stattdessen hinterlegen. Dann erhalten Sie sie nicht direkt, sondern auf Antrag als Kopie. Ein fehlender oder stark verspäteter Abschluss sagt nichts über die Arbeit eines Unternehmens, ist aber eine berechtigte Frage, bevor Sie viel Geld im Voraus zahlen.

Nicht jedes Unternehmen steht im Handelsregister

Wer im Register nichts findet, sollte nicht vorschnell misstrauisch werden. Eintragen muss sich, wer ein Handelsgewerbe betreibt, also ein Gewerbe, das nach Art oder Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 HGB), außerdem jede GmbH, UG, AG, OHG und KG. Ein kleiner Gewerbebetrieb darf sich eintragen lassen, muss es aber nicht (§ 2 HGB).

Deshalb stehen viele Einzelunternehmer nicht im Handelsregister: der Fliesenleger mit zwei Mitarbeitern, die selbstständige Reinigungskraft, der Hausmeisterservice. Wer allein einen freien Beruf ausübt, etwa als Architekt, betreibt kein Gewerbe und steht dort ebenfalls nicht. Partnerschaftsgesellschaften stehen im Partnerschaftsregister, und Gesellschaften bürgerlichen Rechts können sich seit dem 1. Januar 2024 in das Gesellschaftsregister eintragen lassen.

Für Betriebe ohne Handelsregistereintrag gibt es andere Spuren:

• Die Gewerbeanmeldung. Wer ein Gewerbe betreibt, meldet es beim Gewerbeamt an. Name, Geschäftsbezeichnung, betriebliche Anschrift und angezeigte Tätigkeit dürfen allgemein zugänglich gemacht werden (§ 14 Abs. 5 GewO). Berlin bietet eine einfache Gewerbeauskunft zum Beispiel online und kostenlos an. Ob und zu welchen Kosten andere Städte eine solche Auskunft geben, ist unterschiedlich.
• Die Handwerksrolle. Ein Betrieb in einem der 53 zulassungspflichtigen Handwerke, vom Dachdecker bis zum Elektrotechniker, muss in der Handwerksrolle seiner Handwerkskammer stehen. Die Kammer erteilt eine Einzelauskunft, wenn Sie ein berechtigtes Interesse darlegen (§ 6 HwO). Einfacher ist oft, den Betrieb nach seiner Handwerkskarte zu fragen, die die Kammer bei der Eintragung ausstellt.
• Die Steuernummer oder die USt-IdNr. auf der Rechnung. Dazu gleich mehr.

Ein Einzelunternehmer ohne Registereintrag ist also normal. Sein Vor- und Nachname und eine Anschrift, unter der er niedergelassen ist, gehören trotzdem auf Angebot und Rechnung und, wenn er eine Website hat, ins Impressum.

Die USt-IdNr. und VIES

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) besteht in Deutschland aus „DE“ und neun Ziffern. Das Bundeszentralamt für Steuern vergibt sie auf Antrag, gebraucht wird sie vor allem für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern. Viele Betriebe, die nur im Inland arbeiten, haben keine und verwenden die Steuernummer, die ihnen das Finanzamt erteilt hat. Auf einer Rechnung über mehr als 250 Euro muss eine der beiden Nummern stehen (§ 14 Abs. 4 UStG).

Eine USt-IdNr. prüfen Sie kostenlos in VIES, dem Abfragesystem der Europäischen Kommission. Für deutsche Nummern meldet VIES nur „gültig“ oder „ungültig“. Name und Anschrift zeigt es nicht an, weil Deutschland sie nicht übermittelt. Eine gültige Nummer bedeutet also nur: Ein Unternehmen ist unter dieser Nummer erfasst, und sie war am Tag der Abfrage gültig. Ob es das Unternehmen auf Ihrer Rechnung ist, sehen Sie erst im Vergleich mit Impressum und Register. Die Einzelheiten stehen in unserem Ratgeber USt-IdNr. prüfen.

Das Impressum

Jede geschäftliche Website braucht ein Impressum nach § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG), das im Mai 2024 das Telemediengesetz abgelöst hat. Dort müssen unter anderem Name und Anschrift stehen, bei juristischen Personen Rechtsform und Vertretungsberechtigte, eine E-Mail-Adresse, das Register mit Registernummer und, falls vorhanden, die USt-IdNr.

Das Impressum ist eine Angabe des Unternehmens über sich selbst. Niemand prüft es, bevor es online geht. Sein Wert liegt im Vergleich: Stimmen Name, Anschrift, Registernummer und USt-IdNr. mit dem Register und mit Ihrem Angebot überein? Was hineingehört und wie Sie Lücken erkennen, erklärt unser Ratgeber Impressum: Pflichtangaben und wie Sie es lesen.

Die Insolvenzbekanntmachungen

Die Insolvenzgerichte veröffentlichen ihre Beschlüsse im Internet, auf insolvenzbekanntmachungen.de. Vor einer größeren Anzahlung lohnt sich eine Suche nach dem genauen Namen und dem Sitz des Unternehmens. Bei Kaufleuten und Gesellschaften steht die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens außerdem im Handelsregister.

Was keine dieser Quellen sagt

Ein Registereintrag ist kein Qualitätsnachweis. Handelsregister, VIES und Impressum sagen Ihnen nicht,

• ob das Unternehmen sorgfältig arbeitet,
• ob seine Preise angemessen sind,
• ob es versichert ist,
• ob es genug Geld hat, um Ihren Auftrag zu Ende zu bringen,
• ob die Person, mit der Sie sprechen, wirklich für das Unternehmen handelt.

Dafür brauchen Sie andere Wege: Fragen an das Unternehmen, Referenzen, eine Versicherungsbestätigung, ein schriftliches Angebot. Auf welche Warnzeichen Sie dabei achten sollten, beschreibt unser Ratgeber Unseriöse Handwerker erkennen.

Wenn etwas nicht zusammenpasst

Kleine Abweichungen haben oft harmlose Gründe: Der Betrieb tritt unter einer Geschäftsbezeichnung auf, ist umgezogen, oder die Website ist nicht aktuell. Fragen Sie nach, am besten schriftlich, und lassen Sie sich die Abweichung erklären. Ernster sind diese Fälle:

• Der Name auf der Rechnung ist ein anderer als im Register, und niemand kann erklären, warum.
• Die USt-IdNr. ist in VIES ungültig.
• Das Unternehmen ist als aufgelöst eingetragen, oder ein Insolvenzverfahren ist eröffnet.
• Das Konto, auf das Sie zahlen sollen, gehört jemand anderem als dem Unternehmen.
• Es gibt keine Anschrift, nur eine Handynummer.

Zahlen Sie in diesen Fällen nichts im Voraus, bevor die Frage geklärt ist. Zahlen Sie per Überweisung und nicht in bar. Seit dem 9. Oktober 2025 wird bei Überweisungen in Euro der Name, den Sie eingeben, mit dem Inhaber des Empfängerkontos abgeglichen. Meldet Ihre Bank, dass der Name nicht passt, überweisen Sie erst, wenn Sie wissen, warum.

Was VertrauProfis für Sie tun kann

VertrauProfis ist ein Verzeichnis, kein Register. Wir lesen kein Handelsregister und übernehmen keine Unternehmen aus amtlichen Listen. Ein Unternehmen erscheint bei uns nur, wenn jemand, der es vertritt, es selbst einträgt. Wir prüfen dabei seine USt-IdNr. in VIES, und ein Mitarbeiter unseres Teams liest die Angaben, bevor der Eintrag online geht. Bei deutschen Nummern bestätigt VIES nur, dass die Nummer gültig ist, nicht, auf wen sie lautet.

Ein Unternehmen kann sich außerdem verifizieren lassen: vierzehn Prüfungen, unter anderem ob die USt-IdNr. in VIES gültig ist, ob auf seiner Website dieselbe Nummer steht, ob der Name des Unternehmens dort erscheint, ob ein Impressum nach § 5 DDG veröffentlicht ist und ob das Unternehmen seine Domain kontrolliert. Ein Mensch entscheidet, und das Zertifikat nennt das Datum der Prüfung. Handelsregister, Geschäftsführer, Insolvenzen, Versicherungen und die Handwerksrolle prüfen wir nicht, die Qualität der Arbeit ebenso wenig. Hervorgehobene Einträge sind Werbung und als solche gekennzeichnet. Wie jede Prüfung abläuft, steht in unserem Prüfverfahren, und ein Zertifikat können Sie unter Zertifikat prüfen nachschlagen.